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办公数据文件整理术,给你的办公室电脑资料来次断舍离

发布日期:2018-06-11 作者:和唐上海办公室空间设计 点击:

禾唐上海办公室空间设计这次分享办公百科知识里的办公资料整理,良好的办公室环境除了人性化的办公室空间设计还有良性的办公整理思维,如同整理自己的生活物品一样,整理办公室数据文件都有着一样的基础设计哲学。所以,前提是——整理是为了使用。如果不影响你的使用和生活,便无需整理。在这样的基础上,我把我们的办公数据文件分为3种。


第1种,确定无用的办公文件

 

如果某些文件在你未来生活中已经不能起到任何作用,那就直接全部删除。如何确定这个文件对你的未来生活不起作用呢?

原则一

这个文件你随时可以通过网络下载,而且在不断更新,比如某些软件安装包;

原则二

文件本身具有时效性,过期后失去实用价值,比如你为某个活动准备的参考资料;

上海办公室空间整理设计

原则三

对你个人来说,失去保留意义,比如曾经下过的小电影;

 

第2种,无法确定的办公文件

 上海办公室空间整理无法确定的办公文件

无法确定是否删除的文件,要么具有纪念价值,要么有我们无法丢弃的回忆,我们可以直接使用 Dropbox、Googledrive、百度云等云盘进行储存,在云盘中直接建立一个文件夹,并把无法确定的文件分类放入其中。不论你是按照类别分类还是年份、月份分类,一定要确定今后需要的时候能够立马找到相应的文件。

 

第3种,确定有用的办公文件

 

确定有用的文件我们需要按照自己的习惯来分门别类,但基础哲学是方便取用。所以即便你把它们整理得再井井有条、再漂亮好看,如果无法高效取用,都没有卵用。


上海办公室空间整理确定有用的办公文件


对于数据文件,我们通常有一种来自现实世界的错误观念,那就是所有文件文档都应该按照常识分类。然而我们忘了在数据空间中,我们可以一键搜索,而生活中不行,至少目前已经开发出的万物识别技术还没有普及。

数据空间中的搜索逻辑是关键词,又可以称为标签。只要为相关文件打上标签,查找到它,是极其方便的事情。还记得我们之前介绍过的 Everything 搜索软件吗?

在按照自己的逻辑分类的同时,我们可以给文件夹或文件设定强记忆的关键词,并按照相应关键词进行搜索。

另外,使用 Mac 系统的朋友应该知道,所有的文件我们都可以添加不同颜色的标记,同时还能为文件添加注释以便整理;而 Windows 系统在 Win7 之后,采用了文件夹“库”的概念,让我们更加方便找到相应文件,而无需对文件进行强制分类。


上海办公室空间整理数据文件


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